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      策略性采購的藝術解讀
      發布時間:2019-11-23
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       提到“采購”,它給人的第一印象是什么?買東西?討價還價?缺料催貨?甲方乙方?或是看似枯燥的生產運營供應鏈條中的一環?

        那么,你是喜歡做直直的供應鏈條某一環中的“方塊采購”,還是想成為溜冰弧線中可以自由滑行的“圓球采購”呢?我們的選擇可能都不一樣。把工作與愛好結合起來,會發揮自身更大的潛力。


      降本可以形成閉環


      “降本”是采購永恒的主題,如何在其中發現樂趣,開拓出新的方式方法,決定了你對這份工作的喜愛程度。施振榮提出的“微笑曲線”顯示了提升生產組裝價值鏈的必要性,這條曲線也同樣可以為采購的靈活性提供參考。規劃降本方向時,不再是一個單向的線條命令,而是一個整合的閉環,囊括了企業的主要部門(見圖1)。成本的績效(KPI)不再是單一采購部的目標,而是整個公司從研發到售后都需要參與的命題。

       降本閉環畫起來容易,但做起來還是會碰到不同的阻力,有時內部的阻力甚至更大。這時就需要用到溝通的藝術了。其實,做采購的人都清楚,商務降本在現有產品的模式中是非常有限的。產品的成本還涉及材料、人工變動的影響,而設計的改變往往會起到事半功倍的效果。如何讓研發設計工程師也參與到成本控制的KPI中來,將體現公司的策略。而讓工程師參與到供應商的評選中,參觀供應方零件生產的步驟流程,聽一聽它們專業的理解和建議,可以使采購的議價更有效。在某次開發新的蒸汽設備時,供應商提出了對一個零件焊接工藝的改動,可以大大降低人力成本和時間,實現我們圖紙要求的40%的價格。我們于是讓設計工程師一起去現場,讓供應商以兩種不同的方案制作同一款零件,結果是顯而易見的。


      采購也可以是一門藝術


      策略性采購著眼全局、分段落筆,講究有輕有重、有渲染也有留白的效果,完全可以成為一門藝術。下面,我將借用作畫時的幾個步驟,簡單闡述一下自己的觀點。


      首先,布局目標——你得知道要畫的是什么,最后要的是什么效果


      在此,我引用一個MSCA的概念。


      M(Marketing,市場):知己知彼,百戰不殆。任何談判的開始都需要有足夠的準備。開拓市場不僅僅是銷售人員的事,作為采購,也必須了解所需采購產品的市場情況、供方的地位、材料的組成價格、有沒有其他替代方式等一系列信息。一個好的采購,不僅僅是談判桌上的辯論選手,還是一個好的市場調研員。


      S(Supplier,供應商):策略性采購的一個重要任務即為公司準備足夠有效的“供應商池”。這是一個動態的任務,有時需要增加,有時需要減少。在2014年進行中國區食品和機場業務整合時,雙方的供應商清單加起來有500多家,很多其實存在重疊。我們進行了清理和削減,最后清單上留下了150家供應商,公司的供應鏈更加精簡有效了。目前國際采購運作起來了,這個清單就遠遠不夠了,因為涉及更多的國外廠家,需要滿足更多的需求,這就需要實施擴展,在“供應商池”中加入新鮮的水。


      C(Cost,成本):這是最重要的一點。成本是整體的價格,而不單單是訂單上的價格。


      A(Analysis,分析):有效的跟蹤和分析。這是目前行業內比較欠缺的。雖然不少公司有不同的KPI,但很多單純地停留在數據收集上。而根據這些數據作出有效推理和策略性調整,還需要一定的時間。比如,我們收集了每個月的成本下降率、供應商交貨及時率、產品出錯率等,但這些數據結果出來以后,行動是什么、是否有效、如何跟蹤等,都是問題。很多時候,數據收集是有了開頭,結果卻一直待續。


      其次,從哪里開始落筆——這決定了整幅畫卷的效果和時間


      當我們需要一個詢價時,很多人就直接把圖紙發給供應商進行報價。這樣做也沒錯。但是如果你先緩一緩,把需要的信息規格了解一下,看看有沒有缺失,會為日后省下更多時間和精力。我們常常讓信息技術溝通占據了詢價的大部分時間。如何有效提升詢價生產力,是一個很好的課題。比如,詢價產品是新產品還是即將退市的零件,決定了采購和供應商就此所需要花費的時間和精力的多少。一個新的零件代表了后續的量和可談的空間;一個即將退市的零件代表了萎縮的量和庫存的處理。


      再次,孰輕孰重——哪里需要著重細描,哪里需要一筆帶過,此定義了效率


      工作總是做不完的,大家的時間有限,精力也有限。如何來協調?這就需要你有一個任務的優先級安排選擇。在此,我共享一個采購任務的優先選擇表(見圖2)和番茄時間管理辦法。

      對采購而言,金額高、比較容易的采購任務總是排在第1位,而金額低、難度大的可以忽略或者委外。我有一個“4D”經驗可供參考:Define(定義),Decide(決定), Delegate(委派), Deny(拒絕)。其實很好理解:不是所有的事情你都可以做,首先要定義好任務是什么,能不能做,然后決定怎么做;而對于沒時間又必須要做的事,可以視情況委托給他人來完成;最后對于實在無法完成的事,必須學會說不。另外,我還有一個有效提升工作精力和效率的番茄時間管理方法,即“專注25分鐘,休息調整,再專注”。在我們的工作中,幾乎人人都會遇到干擾,這個方法能有效避免干擾。


      最后,適當留白——下一個環節的開始


      供應商與采購的關系,決定了二者的相處和運營模式。作為策略性采購,最重要的是避免對供應商的高度依賴,提升雙方的合作關系,爭取主導地位。


      采購不單單是一項枯燥的重復工作,從不同視角,我們可以發現其獨特的藝術性,從而提升我們對它的理解和關注。


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